Salo kokoaa arkistojaan Nokian vanhoihin tiloihin Meriniityssä

0
Muuttaja Juha Ojala kärrää Perttelin kunnan vanhoja arkistoja kohti pihalla odottavia kuorma-autoja. Perttelin entisellä kunnantalolla on säilytetty arkistomateriaalia 1860-luvulta asti, ja sitä on yli 150 hyllymetriä.

Perttelin entisen kunnantalon pihassa seisoi tiistaiaamuna kaksi Muuttohaukat Oy:n kuorma-autoa ja laatikoita isoissa pinoissa.

Perttelin kunta on ollut vuodesta 2009 asti osa Saloa, mutta sen vanhat arkistot 1860-luvulta asti ovat pysyneet Inkereellä. Materiaalia on kaikkiaan 157 hyllymetriä.

Tiistaina arkisto muutettiin yhden päivän aikana Meriniittyyn Salo IoT Campukselle. Urakka vaati neljä muuttajaa, kaksi kuorma-autoa ja lähes 300 muuttolaatikkoa.

– Kahdeksalta aloitettiin, ja nyt on sata laatikkoa kasassa, laatikkopinoja autoon kärrännyt muuttaja Juha Ojala laski puoli kymmenen aikaan aamupäivällä.

Muuttohaukkojen palveluvastaava Tiia Vasenkari arvioi, että Perttelin arkistosta kertyy materiaalia 260–270 muuttolaatikollista. Se pakataan ja puretaan tarkasti järjestyksessä. Pakkaamiseen kuluu aamupäivä, purkuun perillä iltapäivä.

– Muuttotyö vaatii aina tarkkuutta, on kyse arkistoista tai kotimuutoista. Järjestelmällisyydellä pääsee pitkälle, Vasenkari sanoi.

– Voima on eduksi, mutta enemmän tarvitaan sitkeyttä, koteloita arkistohyllyistä muuttolaatikoihin hiki otsalla lastannut Marko Luojus lisäsi.

Arkistoissa on mukana myös salassa pidettäviä asiakirjoja. Siksi Muuttohaukkojen ajoneuvovastaava Patrik Donner piti autoja lastatessaan vahtia, etteivät ulkopuoliset päässeet tonkimaan laatikoita.

Palveluvastaava Tiia Vasenkari ja muuttaja Marko Luojus pakkaavat Perttelin arkistoa tarkassa järjestyksessä muuttolaatikoihin.

Salon arkistot ovat olleet kuntaliitoksen peruja hajallaan eri osoitteissa. Esimerkiksi Perttelin, Suomusjärven ja Muurlan arkistoja on säilytetty vanhoilla kunnantaloilla. Perniön materiaalia on ollut Perniön entisen kunnantalon lisäksi Salossa Tehdaskatu 21:ssä.

Kiskon kunnan arkistot on muutettu jossain vaiheessa Halikon virastotalolle, ja Kiikalan ja Särkisalon arkistot löytyvät Tehdaskadulta.

– Tietopalvelun hoitaminen on ollut haastavaa, koska aineistot ovat olleet pitkin kuntaa hajallaan ja niitä on pitänyt hakea Saloon kopioitaviksi tai skannattaviksi. Esimerkiksi Suomusjärvellä käynti on vienyt pelkästään matka-aikaa tunnin, Salon tiedonhallinta-asiantuntija Kaisa Kumpulainen kertoo.

Toiminnan tehostamiseksi kiireettömiä tietopalvelupyyntöjä on koottu isommiksi kokonaisuuksiksi, ja materiaalia on haettu kerralla enemmän. Asiakas on joutunut odottamaan.

– Jatkossa asiakaspalvelu nopeutuu ja arkistojen hoitaminen on helpompaa, koska kaikki jäljelle jäävät neljä päätearkistoa ovat lähellä keskustaa, Kumpulainen sanoo.

IoT Campuksella kunkin vanhan kunnan materiaali kootaan samoihin hyllyvaunuihin, jolloin sitä on helppo käsitellä, seuloa ja tarvittaessa hävittääkin.

– Kansallisarkisto päättää pysyvästi säilytettävästä materiaalista. Siihen kuuluvat esimerkiksi kunnanhallitusten pöytäkirjat ja tilinpäätökset. Lisäksi meillä on lakeja ja asetuksia, joista tulee säilytysaikoja. Lopuista kaupunki päättää itse. Määräajan täyttyessä materiaali täytyy hävittää, Kumpulainen kertoo.

Salo on vuokrannut IoT Campukselta kolme arkistotilaa, joista kaksi on Kiilassa ja yksi Centrossa.

Salon kaupunki päätti viime keväänä, että se vuokraa arkistoilleen 500 neliömetriä Nokian vanhaa arkistotilaa IoT Campukselta.

Uusista arkistotiloista kaksi on Kiila-rakennuksessa ja yksi Centrossa. Niistä maksetaan vuokraa 5 361 euroa kuussa.

Arkistotiloihin muutetaan tämän vuoden aikana kaikkiaan 2 500 hyllymetriä aineistoa. Se tarkoittaa kouraan mahtuvina koteloina laskettuna noin 30 000 koteloa. Määrä on sanalla sanoen valtava.

Vanhan Salon arkisto on joukon suurin, ja se sisältää 731 hyllymetriä aineistoa. Perniö arkisto on toiseksi suurin 340 hyllymetrillään.

Muuttourakka alkoi Suomusjärveltä viikolla 12. Sovittuja muuttopäiviä on toistakymmentä, ja valmista pitäisi tulla elokuussa.

Vanhojen kuntien materiaalin lisäksi muuttorumbassa liikkuvat entisten kuntayhtymien arkistot.

Esimerkisi Centron tiloihin sijoitetaan vanhan Salon ja Uskelan arkistojen lisäksi Salon seudun kansanterveystyön, Hintan vanhainkodin ja Kajalakodin kuntayhtymien arkistot sekä käsikirjasto, jossa on muun muassa kuntien historiikkeja. Centroon arkistoidaan myös kartta-aineisto, joka vaatii tilaa.

Muiden vanhojen kuntien arkistot sijoitetaan Kiilaan. Potilasasiakirja-aineistoa siirretään työn aikana vähitellen sairaalanmäelle E-taloon.

Halikon ja Angelniemen kuntien sekä kaikkien kuntien rakennusvalvontaan liittyvä aineisto pysyy toistaiseksi Halikossa. Pääsyy on, että rakennusvalvonta käyttää paljon arkistomateriaalia, ja sen on hyvä olla lähellä käyttäjiä.

Salon tiedonhallinta-asiantuntija Kaisa Kumpulainen on tyytyväinen Nokian entisiin arkistotiloihin.

Nokian vanhojen arkistotilojen voisi ajatella olevan parasta, mitä rahalla on saanut. Siitä huolimatta tiloihin jouduttiin tekemään muutostöitä, jotta ne täyttävät Kansallisarkiston arkistolain nojalla kuntien päätearkistoille asettamat vaatimukset.

Suurin muutos oli, että Nokian aikana arkistot toimivat myös väestönsuojina. Väestönsuojatilojen vaatimuksiin kuuluu, että ne ovat tarvittaessa tyhjennettävissä määräajassa.

– Kiinteistössä piti ensin selvittää, riittävätkö muut väestönsuojatilat, jos tämä jää pois, Kaisa Kumpulainen sanoo.

Muutostöissä väestönsuojavarusteet ja esimerkiksi vesipiste poistettiin. Seinärakennetta korjattiin ja ovi uusittiin palovaatimukset täyttäviksi.

Arkistotiloihin asennettiin muutostöissä savunpoistojärjestelmä sekä vakioilmanvaihtokoje, joka pitää huolta arkistotilojen lämpötilasta ja kosteudesta. Arkistoon asennettiin myös katkaisijat, joilla tila saadaan jännitteettömäksi ulkopuolelta.

Kaikki vanhojen kuntien arkistotilat eivät täyttäneet Kansallisarkiston vaatimuksia. Nyt tilanne korjaantuu kerralla.

– Vanhojen arkistojen valvonta on hankala järjestää, koska tiloissa on käyty ehkä muutaman viikon välein. Jos tulee esimerkiksi vedet sisälle, aineisto on pilalla ennen kuin siellä seuraavan kerran käydään, Kumpulainen muistuttaa.

Uusissa arkistotiloissa vanhojen kuntien aineisto kootaan samaan paikkaan.

Hyllymetri poikineen

Salon kaupunki muuttaa kaikkiaan 2 500 hyllymetriä aineistoa IoT Campukselta vuokrattuihin uusiin arkistotiloihin.

Suurin arkisto on vanhalla Salolla, 731 hyllymetriä. Se sijaitsee Tehdaskatu 21:ssä.

Perniön kunnan arkisto, 340 hyllymetriä, on ollut säilytyksessä pääosin Perniön entisellä kunnantalolla.

Perttelin kunnan arkisto, 157 hyllymetriä, on ollut Perttelin entisellä kunnantalolla Inkereellä.

Suomusjärven kunnan arkistossa on 101 hyllymetriä materiaalia, ja se on ollut Suomusjärven kirjastossa.

Muurlan kunnan arkisto, 120 hyllymetriä, on ollut Muurlan entisessä kunnantalossa eli nykyisessä päiväkodissa.

Kiskon kunnan arkistoon kuuluu 114 hyllymetriä aineistoa, ja sitä on säilytetty Halikon virastotalossa.

Kuusjoen arkistoa, 104,5 hyllymetriä, on säilytetty Kuusjoen kirjastossa.

Kiikalan arkisto (115 hyllymetriä) ja Särkisalon arkisto (83 hyllymetriä) ovat olleet Tehdaskatu 21:ssä.

Lisäksi osia kuntien ja kuntayhtymien arkistoista on säilytetty kaupungintalolla, Tehdaskatu 21:ssa, Rummunlyöjänkadulla ja sairaalanmäen E-talossa.