Virkatodistuksiin kuukausien jonot, perunkirjoitukset seisovat – Salon kirkkoherra varoittaa seurakuntalaisia jo vuodenvaihteen muutoksesta

Kirkon iso uudistus eli kirkonkirjojen siirto seurakunnilta keskusrekistereihin takkuilee, sillä keskusrekisterit ovat ruuhkautuneet pahasti. Turun ja Porin keskusrekistereistä joutuu odottamaan perunkirjoituksissa tarvittavia virkatodistuksia tälä hetkellä neljä kuukautta.

Salon, Paimion ja Martinkosken seurakunnat liittyvät Porin aluekeskusrekisteriin vuodenvaihteessa. Salon kirkkoherra Timo Hukka varoittaa seurakunnan jäseniä isosta muutoksesta vuodenvaihteessa.
– Seurakunnan liittyminen keskusrekisteriin tulee vaikuttamaan hirveästi asioiden hoitoon. Kyseessä on todella iso asia seurakuntalaisten kannalta, sillä ruuhkat tulevat olemaan valtavat, Hukka huomauttaa.

Porissa käsitellään tällä hetkellä heinäkuun alussa tulleita virkatodistushakemuksia. Tämä merkitsee sitä, että odotusaika on tällä hetkellä 16 viikkoa.

Porin aluekeskusrekisterin vt. johtaja Leena Pekola sanoo, että muutosta parempaan ei ole nopeasti tulossa.
– Vuodenvaihteessa meille tulee 82 000 uutta jäsentä rekisteriin liittyvistä seurakunnista, joten jonot voivat tilapäisesti kasvaa. Pahoittelen syvästi tilannetta, sillä tämä on asiakkaan kannalta hyvin ikävää.
Lisäysten jälkeen Porin keskusrekisteriin kuuluu 240 000 jäsentä.

Hukka sanoo, että keskusrekisterin toimimattomuus ei tullut yllätyksenä.
– Kirkkohallitus on ajanut muutosta sellaisella aikataululla, että järjestelmät eivät ole olleet siinä kunnossa kuin niiden olisi pitänyt olla. Seurakunnat määrättiin ottamaan käyttöön keskeneräinen järjestelmä. Keskusrekistereiden organisaatio ei ole myöskään toimiva.

Virkatodistusten pitkät odotusajat vaikuttavat erityisesti perunkirjoituksiin, joiden tekeminen viivästyy todistusten puuttuessa. Perunkirjoitukset pitäisi lain mukaan tehdä kolmen kuukauden kuluessa vainajan kuolemasta.
– Vainajien asioiden hoitaminen on jo muutenkin omaisille raskasta ja työlästä, joten tällaisia ylimääräisiä ongelmia ei pitäisi missään nimessä olla. Kuolinpesän asioiden hoidon viivästyminen aiheuttaa monenlaisia ongelmia, Hukka korostaa.

Keskusrekistereihin on tullut valtava palauteryöppy ruuhkien vuoksi huolestuneilta asiakkailta. Hukka odottaa kovaa palauteryöppyä myös Salon seurakuntaan, kun uusi tilanne valkenee seurakuntalaisille.
– Tässä puhutaan ihmisten oikeuksista ja hädästä, mutta valitettavasti me seurakunnassa emme voi asialle mitään.
Leena Pekola ja Turun alueellisen keskusrekisterin johtaja Hanna Lehto kuvaavat tämänhetkistä tilannetta kohtuuttomaksi.

– Tämä on todella paha tilanne. Monet vainajaan liittyvät kustannukset pyörivät, kun perunkirjoituksia ei päästä tekemään ja asioita hoitamaan, Lehto toteaa.

Someron seurakunta liittyi Turun alueelliseen keskusrekisteriin tämän vuoden alussa. Turusta virkatodistuksia joutuu odottamaan tällä hetkellä 17 viikkoa. Someron seurakunnan talouspäällikkö Kirsi Parviainen kertoo, että jonot virkatodistuksiin ovat pidentyneet koko ajan.

– Alkuvuosi meni vielä kohtuullisesti, mutta keväällä alkoi hidastelu ja kesällä tilanne vain paheni, Parviainen toteaa.

Tilanteen takia Someron seurakunnalla on haettu jonkin verran lisää maksuaikaa kuolinpesiin liittyviin laskuihin.

Salon seurakunnasta virkatodistuksen saa tällä hetkellä noin viikossa. Myös Somerolla sai todistukset aiemmin muutamassa päivässä.

– Keskusrekisterien laajeneminen on lisännyt myös Salossa paljon työtä, mutta se ei ole oleellisesti pidentänyt virkatodistusten käsittelyaikoja, Hukka kertoo.

Saloon tulee vuodenvaihteessa Porin aluekeskusrekisterin palvelupiste. Se ei kuitenkaan helpota seudun tilannetta oleellisesti.

– Ajattelimme alun perin, että voisimme Salon pisteessä palvella tätä seutua, mutta tulemme käsittelemään pisteessä eri puolilla jätettyjä hakemuksia. Palvelupisteeseen voi tulla jättämään virkatodistushakemuksen, mutta se ei nopeuta käsittelyä, Hukka sanoo.

Kuolinpesien asioiden hoito seisoo

Pankin lakimies: Kestämätön tilanne.
>Virkatodistusten viivästyminen näkyy myös pankeissa. Someron Säästöpankin lakiasiainpäällikkö Mikko Mäkelä kertoo, että perunkirjoituksiin haetaan nyt poikkeuksetta lisäaikaa. Lisäaikoja on haettu myös Lounaismaan Osuuspankissa.

Mäkelä kuvaa tilannetta kohtuuttomaksi ja kestämättömäksi.

– Kyse on jo yksilön oikeusturvasta. Lain mukaan perunkirjoitus on tehtävä kolmen kuukauden sisällä vainajan kuolemasta. On tähän nähden aivan suhteetonta, että perunkirjoituksia varten tarvittavia virkatodistuksia joudutaan odottamaan neljä kuukautta, Mäkelä huomauttaa.

Mäkelä muistuttaa, että kuolinpesille tulee monia käytännön ongelmia asioiden siirtymisestä.

– Juoksevat kulut kuten asuntojen yhtiövastikkeet ja vakuutusmaksut menevät edelleen. Asuntoja, kiinteistöjä ja muuta omaisuutta ei voida myydä, jos perunkirjoitusta ei ole tehty.

Turun alueellisen keskusrekisterin johtaja Hanna Lehto kertoo, että asuntojen myyntiin liittyvät ongelmat ovat tuttuja myös keskusrekisterissä.

– Jotkut kiinteistönvälittäjät hyväksyvät järjestelmästä nopeasti tulostettavan suppean virkatodistuksen ja ottavat asunnon myyntiin, mutta kauppakirjaa ei voi allekirjoittaa ilman perunkirjaa. Meille on tullut hätäisiä viestejä tähän liittyen, Lehto sanoo.

Mäkelä huomauttaa, että kaikki kiinteistönvälittäjä eivät ota kiinteistöjä edes myytäväksi ennen perunkirjoitusta.

Perunkirjoituksen lisäaikaa haetaan verottajalta. Mäkelä huomauttaa, että virkatodistusten pitkät odotusajat ovat yllättäneet niin asiakkaat kuin pankkien lakimiehet, sillä tiedotusta asiasta ei ole juurikaan ollut.

– Asiakkaat ovat olleet ihmeissään ja huolissaan, miten tämä voi kestää niin pitkään.

Mäkelä korostaa, että vainajalle selkeästi kuuluvat laskut kuten hoito- ja lääkelaskut voidaan velottaa kuolinpesän varoista ennen perunkirjoitusta. Sama koskee hautaukseen ja kuolinpesän hoitoon liittyviä kuluja.

Myös vainajan laskujen maksamiseen tarvitaan pankissa virkatodistus, jolla osoitetaan laskuja maksuun tuovan osakkuus kuolinpesässä.

– Olemme mahdollisuuksien mukaan joustaneet todistuksen vaatimisesta tässä tilanteessa. Meitä on helpottanut se, että tunnemme asiakkaat, Mäkelä huomauttaa.

Myös Lounaismaan Osuuspankin lakimies Juha-Matti Toikka kertoo, että virkatodistusten vaatimisesta voidaan joustaa.

– Tiedostamme pankissa tämänhetkisen vaikean tilanteen virkatodistusten saamisessa, Toikka toteaa.

Mäkelä muistuttaa, että käytännön ongelmia tulee usein sitä enemmän, mitä pidemmälle perunkirjoitus menee.

– Tällöin joudutaan tekemään rajanvetoa esimerkiksi siitä, mitkä kiinteistönhoitoon liittyvät kulut ovat pakollisia ja voidaan velottaa kuolinpesän tililtä. Onko esimerkiksi öljysäiliön täyttö tällainen, kun talvi on tulossa, hän antaa esimerkin.

Järjestelmä kankea ja työläs

Porin aluekeskusrekisterin vs. johtaja Leena Pekola arvioi, että keskusrekisterit voivat vuoden sisällä päästä virkatodistuksissa 4–6 viikon toimitusaikoihin.

– Olemme palkanneet lisää väkeä, mutta tilanteen paraneminen vie aikaa. Virkatodistustilauksia on valtavan paljon ja uudet työntekijät pitää myös kouluttaa. Selvittelen parhaillaan, mistä saamme lisäväkeä ensi vuodelle, Pekola huomauttaa.

Keskusrekistereissä haetaan tietoja eri seurakuntien kirkonkirjoista.

– Tietojärjestelmän olisi pitänyt olla valmiimpi, sillä kyseessä on iso muutos, Pekola sanoo.

Myös Turun alueellisen keskusrekisterin johtaja Hanna Lehto kuvaa jäsentietojärjestelmää hitaaksi ja kankeaksi. Lehto kertoo, että keskusrekistereissä pyörii tällä hetkellä myös paljon turhia virkatodistushakemuksia.

– Sähköinen hakujärjestelmä on ollut asiakkaalle hankala käyttää. Näin sama ihminen on hakenut virkatodistuksia monesta seurakunnasta, vaikka todistus pitäisi hakea vain viimeisestä seurakunnasta. Hakemuksia on siten mennyt myös vääriin paikkoihin. Nyt järjestelmää on tältä osin parannettu.

Keskusrekisterien perustamisen ajatuksena on, että koko ihmisen elinkaarta koskevan virkatodistuksen saa yhdellä tilauksella yhdestä paikasta.

– Tämä idea on asiakkaan kannalta hyvä asia. Enää ei tarvitse soittaa erikseen jokaiseen seurakuntaan, jossa vainaja on asunut. Järjestelmä pitää kuitenkin saada toimimaan nykyistä paremmin, Lehto korostaa.

Keskusrekisterit hoitavat myös kirkollisten toimitusten kuten kasteiden kirjaukset, avioliiton esteiden tutkinnan sekä kirkkoon liittymiset ja eroamiset. Pekola ja Lehto kertovat, että viiveet koskevat vain virkatodistuksia.